Genomtänkta förändringar

Tips 6

För att få bästa resultat på en förändring måste du först ha funderat ut vilken avsikt du själv har.

    - vad är det som måste ändras

    - varför måste det ändras

    - är tidsåtgången förändringen kräver en vinst i slutändan.

    - kommer förändringen att generera mer intäkter

Om du är klar över att en förändring krävs finns det olika vägar att gå, men jag föredrar en 

öppen kommunikation med medarbetarna. Förklara syfte med förändringen och vad  

förändringen beräknas leda till.

Be medarbetarna komma med förslag till hur man skulle kunna göra förändringen. Sätt dem inte i ett möte och be om svar direkt. Du kan hålla ett möte där du informerar, men ge dem sedan betänketid några dagar och kalla sedan till nytt diskussionsmöte.

Skriv upp alla förslag (inklusive ditt eget) och gå igenom dem med hela gruppen, med för och nackdelar med varje förslag. Genom att involvera medarbetarna i förändringsarbetet blir det sedan lättare att genomföra förändringen. Ibland får man alla att se att det förslaget du som ledare la är det klokaste och ibland kan du som ledare upptäcka att medarbetarna själva har väldigt bra och genomförbara förslag.

Alla förändringar kan man inte tillämpa ovan metod på, då det kan vara redan fattade beslut  

som skall implementeras. I dessa fall är det ännu viktigare att förklara syftet med förändringen. Det kan även vara förändringar då du måste kalla till MBL förhandling.

En förändring kan ta lång tid och det är viktigt att följa utvecklingen så det ursprungliga syftet inte förändras under vägens gång. Det är också viktigt att utvärdera förändringen och se om man uppnådde förväntat resultat.

- Planera förändringen
- Genomför förändringen
- Kontrollera processen
- Följ upp på utfall av förändringen

Struktur på informationsflödet

Tips 5 

Jag är av den åsikten att vi ofta använder möten på fel sätt. Skall man ha ett vecko- eller månadsmöte så finns det några saker att tänka på.

• Tidsåtgång: tiden bör passa dem flesta, inte vara för länge och ordentlig start och avslutning på mötet skall hållas.
• Dagordning: skall vara fast så mötet inte drar ut på tiden.
• Huvudsyfte: information, tex resultat, påminnelse om vad som skall ske under veckan eller liknande. Behöver man diskutera detaljer så ta ett separat möte kring dessa.

Förändringar: Förvänta dig inte att du kan genomföra en rutinförändring bara för du gett information på ett möte. Vill du se förändringar behöver du börja i en helt annan ände. (Återkommer till det i senare inlägg)

Du kan inte be åhörarna komma med förbättringsförslag på problem som inte belysts tidigare. Vill du ha igång en diskussion med konkreta förslag skall du annonsera om ämnet i förväg och bjuda in till ett arbetsmöte där enda syfte är att lösa ett visst problem/situation.

Om du tycker att för mycket tid går åt till informationsmöten, eller om mängden information är så stor att den inte hinner presenteras och absorberas ordentligt, så är en bättre ide att distribuera den som ett veckovis utskick. På så vis får du alltid ut informationen, personalen kan läsa den när de har möjlighet och du kan hänvisa till veckobrevet om du får frågor om information som finns i veckobrevet. Skapa en mall för veckobrevet där du delar in i olika rubriker efter vilken typ av information som skall förmedlas tex.  

   - Information från ledningen

   - Säkerhet

   - Nya koder

   - Resultatuppföljning

Så kontentan av mitt tips är, använd möten för återkommande förmedling av information månadsvis och Veckobrev för att få ut information snabbt utan att behöva kalla till möten för ofta. Få struktur på informationsflödet.

Lycka till!