Struktur på informationsflödet

Tips 5 

Jag är av den åsikten att vi ofta använder möten på fel sätt. Skall man ha ett vecko- eller månadsmöte så finns det några saker att tänka på.

• Tidsåtgång: tiden bör passa dem flesta, inte vara för länge och ordentlig start och avslutning på mötet skall hållas.
• Dagordning: skall vara fast så mötet inte drar ut på tiden.
• Huvudsyfte: information, tex resultat, påminnelse om vad som skall ske under veckan eller liknande. Behöver man diskutera detaljer så ta ett separat möte kring dessa.

Förändringar: Förvänta dig inte att du kan genomföra en rutinförändring bara för du gett information på ett möte. Vill du se förändringar behöver du börja i en helt annan ände. (Återkommer till det i senare inlägg)

Du kan inte be åhörarna komma med förbättringsförslag på problem som inte belysts tidigare. Vill du ha igång en diskussion med konkreta förslag skall du annonsera om ämnet i förväg och bjuda in till ett arbetsmöte där enda syfte är att lösa ett visst problem/situation.

Om du tycker att för mycket tid går åt till informationsmöten, eller om mängden information är så stor att den inte hinner presenteras och absorberas ordentligt, så är en bättre ide att distribuera den som ett veckovis utskick. På så vis får du alltid ut informationen, personalen kan läsa den när de har möjlighet och du kan hänvisa till veckobrevet om du får frågor om information som finns i veckobrevet. Skapa en mall för veckobrevet där du delar in i olika rubriker efter vilken typ av information som skall förmedlas tex.  

   - Information från ledningen

   - Säkerhet

   - Nya koder

   - Resultatuppföljning

Så kontentan av mitt tips är, använd möten för återkommande förmedling av information månadsvis och Veckobrev för att få ut information snabbt utan att behöva kalla till möten för ofta. Få struktur på informationsflödet.

Lycka till!